La base giuridica dell'amministrazione è la Legge sulla proprietà e altri diritti reali che stabilisce la cornice per la regolamentazione dei rapporti fra i coproprietari. Se in uno stabile esistono tre o più coproprietari, tali coproprietari dell'immobile (ovvero dello stabile) devono avere un amministratore. Inoltre, questa legge e gli atti legislativi (decreti, ecc.) stabiliscono l'obbligo di versare un minimo di 1,53 kn/m2 al mese per il fondo di riserva comune. I mezzi del fondo di riserva comune dello stabile vengono utilizzati per il pagamento delle spese obbligatorie per legge, come l'assicurazione delle parti comuni dello stabile e il controllo mensile dell'ascensore, come pure altri lavori necessari e auspicabili.

Dalla Legge sulla proprietà e altri diritti reali derivano due contratti basilari:

Il contratto di coproprietà (CC), corredato dagli allegati „Elenco dei coproprietari con quote di coproprietà definite e quote di partecipazione alle spese di manutenzione“ (la firma di questo elenco da parte dei coproprietari equivale alla firma del contratto) ed „Elenco dei dispositivi e delle parti comuni dello stabile“ stilato dall'amministratore al momento della presa in gestione dello stabile. Il contratto di coproprietà regola i rapporti fra i coproprietari relativamente all'amministrazione e all'utilizzo dello stabile, in particolare: le dimensioni delle parti comuni dello stabile, le condizioni e le modalità di amministrazione dello stabile, i dettagli sulla persona che si occuperà dell'amministrazione dello stabile (qui di seguito denominato: amministratore comune/amministratore) e le mansioni di competenza di tale persona, l'istituzione di un fondo di riserva comune, le condizioni e le modalità di raccolta e disposizione dei mezzi del fondo, il nome e l'indirizzo del coproprietario autorizzato a rappresentare e fare le veci dei coproprietari nei confronti dell'amministratore e di terzi (qui di seguito denominato: rappresentante dei coproprietari) come pure i poteri attribuitigli, le condizioni e le modalità di utilizzo dei vani comuni, ivi incluso l'alloggio destinato al portiere, come pure i dispositivi e i terreni appartenenti a un determinato immobile, altre questioni connesse all'amministrazione e all'utilizzo dello stabile. Per i rapporti reciproci dei coproprietari che non sono stabiliti in tale contratto vengono applicate le norme generali e speciali sull'amministrazione del bene in coproprietà previste dalla Legge sulla proprietà come pure dalle rilevanti norme di altre disposizioni di legge.

Il contratto di amministrazione dello stabile (CAS) - corredato dagli allegati „Programma di manutenzione dello stabile“ per l'anno di sottoscrizione del contratto e il „Verbale sulla consegna dei dispositivi e delle parti comuni dello stabile”. Tale contratto regola i rapporti reciproci fra i coproprietari e l'amministratore dello stabile, in particolare: la tipologia e l'estensione dei lavori di manutenzione ordinaria dei dispositivi e delle parti comuni dello stabile in base a un programma di manutenzione annuale ovvero pluriennale, le riparazioni urgenti e indispensabili, le questioni relative agli interventi speciali di manutenzione e alle migliorie dello stabile che ne aumentano il valore, gli obblighi e le scadenze per la stesura delle proposta di programmi di manutenzione annuali o pluriennali, del piano delle entrate e delle uscite nonché della relazione annuale sulle attività svolte, le modalità di istituzione del fondo di riserva comune come pure di garanzia dei mezzi del fondo di riserva comune per coprire le spese di amministrazione e manutenzione, il compenso mensile dell'amministratore, la rappresentanza dei coproprietari in tribunale e davanti ad altre autorità, la responsabilità per l'effettuazione dei lavori e altre questioni. Per le questioni non contemplate dal contratto di amministrazione dello stabile vengono applicate le relative norme del mandato, della Legge sulla proprietà e altri diritti reali e di altre disposizioni di legge.

Il contratto di amministrazione dello stabile viene stipulato con il rappresentante dei coproprietari. Tale stipula è preceduta dalla firma del contratto di coproprietà che è valido se firmato dai coproprietari di più del 50% dello spazio dello stabile, ovvero quando la maggioranza assoluta dei proprietari vi appone la propria firma (sigla), cosa che, in parole povere, corrisponde al 51% della superficie totale delle parti dello stabile in proprietà esclusiva, come previsto dalla Legge sulla proprietà. I titolari esclusivi del diritto di firmare l’elenco dei coproprietari e quindi anche il contratto di coproprietà sono i proprietari degli appartamenti e dei locali d'affari.

Uno stabile può essere di proprietà di un singolo soggetto oppure di più coproprietari. Si ha un rapporto di coproprietà completamente regolamentato quando, per un immobile, si stabilisce esattamente chi sia il proprietario di ogni parte dello stabile, e precisamente quando si stabilisce chi sia il proprietario di ogni parte in proprietà esclusiva dello stabile e quali siano, invece, le parti in proprietà comune. A tale scopo è necessario definire la proprietà dello stabile per piani. Il termine „proprietario per piano“ è sinonimo di „proprietario di una parte in proprietà esclusiva dello stabile“. Le parti in proprietà esclusiva dello stabile sono, per esempio, un appartamento, un locale d'affari o un garage. Le parti comuni dello stabile sono, per esempio, il tetto, il vano scale e l'ascensore.

I coproprietari sono tenuti a partecipare all'amministrazione, a scegliere la persona incaricata di condurre le attività di amministratore comune e a istituire un fondo di riserva comune.

I coproprietari decidono su tutte le questioni relative ai dispositivi e alle parti comuni dello stabile in base alle disposizioni della Legge sulla proprietà e altri diritti reali, di altre norme e del contratto di coproprietà. I coproprietari gestiscono lo stabile decidendo sull'avvio di lavori di amministrazione ordinaria e straordinaria in conformità con il contratto di coproprietà, la Legge sulla proprietà e altri diritti reali e altre disposizioni di legge. Le decisioni sull'avvio di lavori di amministrazione ordinaria e straordinaria vengono prese dai coproprietari in forma scritta.

Per quanto riguarda i lavori di amministrazione ordinaria, i proprietari decidono in merito alle seguenti questioni: l’adozione di programmi annuali o pluriennali per la manutenzione dei dispositivi e delle parti comuni dello stabile, incluse le modifiche strutturali necessarie ai fini della manutenzione, l’adozione del piano annuale delle entrate e delle uscite dello stabile, l’approvazione della relazione annuale sulle attività svolte, l’istituzione di un opportuno fondo di riserva comune per coprire le future spese prevedibili, l’accensione di mutui per coprire le spese di manutenzione non contemplate dal fondo di riserva, ma necessarie per effettuare i lavori di regolare manutenzione ripetuti a intervalli di tempo di durata superiore a un anno, l’opportuna assicurazione dello stabile, la nomina e la revoca del rappresentante dei coproprietari, la nomina e la revoca dell’amministratore comune, la nomina e la revoca del portiere, la definizione dei compiti spettanti al portiere e delle condizioni e delle modalità di utilizzo dell'alloggio destinato al portiere, la stesura e la modifica del regolamento di condominio, l’affitto e la locazione come pure la disdetta per appartamenti e altri vani indipendenti per i quali non è stata definita la proprietà per piani, altre attività proposte dall'amministratore o da almeno 1/3 dei coproprietari.

Le decisioni sull'avvio di lavori di amministrazione ordinaria si ritengono adottate quando vengono approvate dai coproprietari che detengono la maggioranza delle parti comuni. Per prendere una decisione sull'avvio di lavori di amministrazione straordinaria è necessario il consenso di tutti i coproprietari. In via eccezionale, l'apporto di migliorie può essere deciso con la maggioranza dei voti dei coproprietari che detengono la maggioranza delle parti comuni se essi decidono di sostenere tutte le spese dell'intervento, ovvero se tali spese verranno coperte dal fondo di riserva, al fine di evitare il rischio di non poter far fronte alle spese per la manutenzione ordinaria con i mezzi del fondo di riserva, fermo restando che tali migliorie non vadano troppo a scapito dei coproprietari risultati in minoranza al momento della votazione.

I coproprietari faranno uso dei dispositivi e delle parti comuni, ovvero dell'alloggio del portiere e del terreno appartenente allo stabile, secondo le condizioni e le modalità che verranno definite nel contratto. I coproprietari dichiarano di voler instaurare la proprietà sulla relativa parte di stabile in proprietà esclusiva, ovvero di voler trasformare la proprietà per piani acquisita in base alle diposizioni precedenti in proprietà esclusiva di una parte dello stabile in base al nuovo sistema previsto dalla Legge sulla proprietà e altri diritti reali (GU 91/96); pertanto, a tale scopo, acconsentono all'avvio di tutte le necessarie operazioni da effettuare a regola d'arte, e fra queste, in particolare, alla realizzazione dell'elaborato per la definizione della proprietà per piani.

I compiti, i diritti e i doveri dell'amministratore sono stabiliti dalla Legge sulla proprietà e altri diritti reali e, più specificatamente, dal Contratto di amministrazione, nel seguente modo. I coproprietari autorizzano l'amministratore a svolgere, per conto loro e in loro nome, i seguenti compiti: organizzare la manutenzione ordinaria dei dispositivi e delle parti comuni da tenere in buone condizioni strutturali e funzionali (l'elenco dei dispositivi e delle parti comuni viene stilato con il contratto di coproprietà), effettuare controlli saltuari e annuali dello stabile e redigere il relativo verbale, determinare l'importo dei mezzi per il fondo di riserva che va versato dai singoli coproprietari, organizzare la riscossione dei mezzi per il fondo di riserva, inclusa la riscossione forzata, disporre dei mezzi versati dai coproprietari per coprire le spese di manutenzione dei dispositivi e delle parti comuni, incluse le spese di amministrazione (mezzi del fondo di riserva comune), in armonia con il programma annuale, gestire e disporre dei mezzi del fondo di riserva presenti sul conto al fine di proteggerne il valore, assicurare i dispositivi e le parti comuni contro i rischi, in base al programma annuale, accendere crediti e prestiti per assicurare mezzi aggiuntivi al fine di coprire le spese di manutenzione dello stabile; sulla base della decisione dei coproprietari ovvero del rappresentante dei coproprietari, occuparsi dell'affitto ovvero della locazione e della disdetta relativamente all'utilizzo di vani indipendenti dello stabile per i quali non è stata instaurata la proprietà come parte in proprietà esclusiva, rappresenta i coproprietari nei procedimenti in tribunale e presso altri organi dell'amministrazione statale.

L'amministratore si impegna ad organizzare la riparazione dei seguenti guasti di emergenza: rottura delle tubature idrauliche, rottura o perdita delle tubature fognarie, perdite nell'impianto del gas e di riscaldamento.

Per assicurare tali interventi, l'amministratore organizzerà un servizio di guardia con orario continuato (24 ore su 24) anche la domenica, nei giorni festivi e non lavorativi. Su richiesta di tutti i coproprietari e con il loro consenso, l'amministratore effettuerà anche i lavori di manutenzione straordinaria dello stabile, il che verrà regolato per mezzo di un contratto a parte con il quale verrà stabilito anche un opportuno compenso per l'amministratore. I coproprietari possono, con un contratto a parte, affidare all'amministratore il compito di effettuare, per conto loro e in loro nome, anche altri lavori inerenti il loro diritto di proprietà sullo stabile.

gni stabile ha il proprio rappresentante che gli altri coproprietari hanno scelto e al quale hanno dato un mandato di rappresentanza. Il rappresentante dello stabile è una persona che si prende cura dello stabile (segnala guasti, interventi urgenti, piccole riparazioni, cambiamenti di proprietari, ecc.) ed è in contatto continuo con l'amministratore. Per il suo lavoro ha diritto a un compenso. I coproprietari decidono sull'entità del compenso. Il rappresentante dello stabile è una persona estremamente importante, sia per i fornitori di servizi che per la RUBINI s.r.l., perché è lui la prima persona (e anche quella giusta) da contattare per le trattative sulla stipula di un eventuale contratto di amministrazione dello stabile. Nel sottoporre un'offerta a uno stabile è importante, prima di tutto, rivolgersi al rappresentante dello stabile.

Il rappresentante dei coproprietari è autorizzato a: stipulare con l'amministratore il contratto di gestione dello stabile a tempo indeterminato, stipulare un contratto per la concessione di credito o prestito per sostenere le spese per lavori straordinari fino ad un importo pagabile con i mezzi del fondo di riserva ai sensi degli articoli 86 e 87 della Legge sulla proprietà e altri diritti reali, stipulare un contratto per la concessione di credito o prestito per sostenere le spese per lavori straordinari fino ad un importo pagabile con i mezzi del fondo di riserva ai sensi degli articoli 86 e 87 della Legge sulla proprietà e altri diritti reali, stipulare il contratto di gestione e utilizzo dei dispositivi e delle parti comuni che i coproprietari utilizzano insieme ai coproprietari di altri stabili (tetto, grondaia, facciata, sala caldaia) ovvero dell'alloggio del portiere che appartiene anche agli altri stabili, stipulare il contratto con il portiere, avviare il procedimento di instaurazione della proprietà per le parti in proprietà esclusiva dell'immobile, ovvero avviare il procedimento di trasformazione della proprietà per piani – acquisita in base alle diposizioni precedenti – in proprietà esclusiva di una parte dello stabile in base al nuovo sistema previsto dalla Legge sulla proprietà, ovvero commissionare, a tale scopo, la realizzazione dell'elaborato tecnico per la definizione della proprietà per piani, rappresentare i coproprietari nei confronti dell'amministratore e di terzi per quanto riguarda i lavori inerenti i dispositivi e le parti comuni che non sono stati affidati all'amministratore, organizzare il pagamento delle spese comuni.

Il rappresentante dei coproprietari è tenuto a: partecipare alla selezione degli esecutori dei lavori che vengono attuati dall'amministratore, convalidare gli ordini di lavoro quali prove dell'avvenuta esecuzione di determinati lavori, preoccuparsi del rispetto del regolamento condominiale, delle modalità di utilizzo dei vani comuni e del terreno appartenente allo stabile, informare regolarmente i coproprietari su tutte le questioni importanti che riguardano l'amministrazione e, almeno una volta all'anno, presentare a tutti i coproprietari una relazione scritta sul proprio operato.

Al rappresentante dei coproprietari spetta un compenso mensile che viene prelevato dall'importo mensile versato da tutti i coproprietari per la manutenzione e l'amministrazione dello stabile. Il rappresentante dei coproprietari non può prendere decisioni al posto dei coproprietari. Il rappresentante dei coproprietari risponde ai coproprietari del suo operato. Il rappresentante dei coproprietari stipula con l'amministratore, in nome e per conto dei coproprietari, il contratto di amministrazione dello stabile.

Il rappresentante dei coproprietari rappresenta il legame fra lo stabile e i coproprietari da un lato e l'amministratore dall'altro. Il rappresentante dei coproprietari è importante per il lavoro dell'amministratore quando bisogna effettuare tutti i lavori necessari e adempiere a tutti gli obblighi inerenti lo stabile. L'amministratore risponde del suo operato ai coproprietari per mezzo del rappresentante. Un buon rapporto fra il rappresentante dei coproprietari e l'amministratore è la condizione preliminare per una buona collaborazione.

Il fondo di riserva di uno stabile residenziale è una riserva di denaro dei coproprietari dello stabile dalla quale si attinge per pagare la manutenzione obbligatoria, quella indispensabile e di altro tipo, come pure le migliorie apportate allo stabile. Il versamento delle quote per il fondo di riserva è un obbligo dei coproprietari stabilito per legge. Il fondo di riserva serve per garantire ai coproprietari la possibilità di effettuare la manutenzione dello stabile e pagare le spese (interventi urgenti, piccole riparazioni, pulizia, illuminazione del vano scale, ascensore, ecc.). Ogni proprietario di una parte in proprietà esclusiva versa una quota mensile per il fondo di riserva. La decisione sull'importo da pagare per il fondo di riserva per metro quadro spetta ai coproprietari. Tale importo non può essere inferiore al valore minimo stabilito per legge di 1,53 kn/m2. La quota per il fondo di riserva viene determinata per ogni singolo appartamento, in base alla metratura complessiva dell'appartamento. L'amministratore organizza la riscossione delle quote, le deposita sul conto giro dello stabile e ne dispone a seconda delle necessità, in conformità alla Legge sulla proprietà e alla decisione dei coproprietari.

Si attinge dal fondo di riserva per pagare tutte le spese obbligatorie dello stabile come pure la manutenzione ordinaria e straordinaria dei dispositivi e delle parti comuni. Le spese concesse sono indicate nella Legge sulla proprietà e nel Decreto del Governo della RC. I coproprietari possono decidere di attingere al fondo anche per pagare altre spese legate alla manutenzione dei dispositivi e delle parti comuni dello stabile.

Per il lavoro svolto, l'amministratore ha diritto a un compenso che viene pagato con i mezzi del fondo di riserva. La legge sancisce che l'importo massimo del compenso per l'amministratore può raggiungere un massimo del 30% dell'importo complessivo del fondo di riserva. Il compenso richiesto dalla RUBINI s.r.l. per i suoi servizi ammonta fino al 23% dell'importo complessivo del fondo di riserva.

In base alla Legge sulla proprietà e altri diritti reali ogni stabile deve essere munito dell'opportuna polizza assicurativa. L'assicurazione viene stipulata in conformità alla Legge sull'assicurazione. I coproprietari possono anche assicurare lo stabile in una misura superiore al minimo previsto dalla legge. Presso la RUBINI s.r.l. si stipulano polizze assicurative contro incendi e altri rischi.

La Legge sulla protezione antincendio stabilisce che ogni stabile deve essere munito dell'opportuno impianto antincendio. Tale campo è regolamentato dettagliatamente con il Regolamento sulla scelta e l'installazione degli estintori.

Tale servizio è previsto dal Regolamento sul servizio di spazzatura camini e viene effettuato in base alle norme ivi previste.

Vengono effettuate preventivamente, due volte all'anno, in conformità alla Legge sulla sanità pubblica e le norme sanitarie e alla Legge sulla proprietà e altri diritti reali. Attualmente la derattizzazione viene pagata dalla Città, mentre la disinfestazione viene addebitata al fondo di riserva. La derattizzazione comporta l'eliminazione dei roditori, mentre la disinfestazione prevede l'eliminazione degli insetti.

Tutti gli ascensori sono soggetti a un regolare controllo mensile previsto in base al Regolamento sul controllo tecnico degli ascensori per il trasporto verticale di persone e merci.

L'ispezione viene effettuata obbligatoriamente una volta all'anno dall'Ente per il controllo integrale, in conformità al Regolamento sul controllo tecnico degli ascensori per il trasporto verticale di persone e merci. Successivamente viene rilasciata la Relazione sul funzionamento dell'ascensore.

Il rilascio di un attestato è previsto per: l'impianto parafulmini, l'impianto del gas e l'impianto elettrico. Il rilascio degli attestati viene effettuato in conformità alla norme tecniche e di altro tipo ed è un obbligo al quale i coproprietari non possono sottrarsi. I controlli vengono effettuati periodicamente, come stabilito dalla legge, per rilevare il grado di funzionamento degli impianti e i difetti da eliminare.

I principali problemi relativi agli stabili sono: l'ascensore in molti stabili deve essere completamente ristrutturato, in parole povere, necessita di una revisione approfondita, il tetto, in molti stabili il manto di copertura logorato deve essere sostituito, ovvero è necessario ristrutturare lo strato di isolamento dei tetti piani (la soluzione della RUBINI s.r.l. per l'isolamento di tetti piani prevede un certificato di garanzia della durata di 15 anni e un credito), le facciate, i muri anteriori esterni degli stabili sono in pessime condizioni, cosa che non solo è esteticamente sgradevole, ma costringe i proprietari a sopportare le conseguenze di un isolamento carente del proprio immobile: bollette salate per il riscaldamento e un deperimento più veloce e massiccio dello stabile, gli impianti, negli stabili essi sono uno dei grandi problemi degli stabili a causa della loro importanza, ma anche dell'usura (ciò si riferisce agli impianti meccanici, idraulici, fognari, fumari, di riscaldamento e di condizionamento).

Con un prestito all'interno del sistema della RUBINI s.r.l. è possibile trovare una soluzione. Ora il risanamento e le migliorie sono alla portata di tutti.

Vantaggi della RUBINI s.r.l.: prestiti diretti per grandi lavori e interventi negli stabili, senza mediatori, con durata fino a 10 anni, il compenso della RUBINI s.r.l. per i suoi servizi di amministrazione è fino al 23% del fondo di riserva, possibilità di stipulare delle condizioni speciali in base alle richieste speciali dei coproprietari dello stabile. Al momento dell'ingresso nel sistema RUBINI le possibilità a vostra disposizione si massimizzano. Tutto il resto dipende da voi. All'occorrenza è possibile ricevere assistenza tecnica al momento della stipula del contratto di amministrazione dello stabile. Inoltre si possono organizzare seminari, riunioni e altre forme di collaborazione con i proprietari e i loro rappresentanti.